M1, convention de stage

Voici enfin les documents attendus pour préparer votre convention de stage! Lisez attentivement les informations qui suivent, on rajoute quelques points de suivi pour éviter les problèmes qui sont assez courants…

La procédure générale à suivre: Procédure.

Attention: avant de rentrer votre demande de convention sous Elipse, on vous demande de remplir le formulaire ci-joint, qui reprend les informations demandées dans Elipse: FormulaireConventionUCBL. Ce formulaire devra être retourné au responsable des stages et au secrétariat de département pour vérification avant de commencer toute saisie sous Elipse (étape 1.4)

  • Pour un stage en France, ce document devra être daté, signé et cacheté par l’organisme d’accueil (OA). Il est en effet nécessaire que le secrétariat de l’OA valide les informations: s’il y a une erreur sur l’adresse de l’OA, la convention ne sera pas signée par l’UCBL en bout de chaîne et tout sera à recommencer. Assurez-vous d’avoir les bonnes informations, que votre encadrant de stage n’a pas forcément: il faut que votre encadrant de stage s’en assure auprès de son secrétariat.
  • Pour un stage à l’étranger, envoyez (sauf cas particulier/avis contraire du responsable des stages de M1) un exemplaire de convention vierge à l’organisme d’accueil (2015-CONVENTION_STAGE_FR_EN-v1.2 et la notice explicative 2015-Notice_Convention_Stage_FR_EN-v1.1), afin de vous assurer qu’ils acceptent ce modèle. Il y a souvent des refus de signature pour raisons juridiques. Si problème, alerter immédiatement le responsable des stages, en donnant les raisons précises du refus de la convention.Dans le cas contraire, faites suivre un mail de l’encadrant (ou de quelqu’un de l’administration à l’organisme d’accueil) au secrétariat du DI et au responsable des stages indiquant explicitement l’accord pour signer la convention de stage Elipse, et précisant les coordonnées à mentionner pour l’organisme d’accueil.
    Lorsque des modifications sont demandées sur le modèle de convention, il faut d’abord les faire valider via le responsable des stages et le responsable d’année. Si tel est le cas, un avenant à la convention sera préparé, tenant compte des modifications demandées. Il faut alors saisir le stage sous Elipse, afin d’avoir les données du stage dans le système d’information (le circuit de validation reste le même sous Elipse).

Voici en complément la copie d’écran pour l’étape « Sésame »: Sesame Lyon 1, et le guide Elipse: Guide Lyon 1.

Une précision : le module à sélectionner sous Elipse est « ENS – Stage de recherche de 12 semaines » (même si le stage peut faire 11 semaines).

Une fois la demande approuvée, fin du premier acte.

Deuxième acte : signatures de la convention. Le circuit est le suivant  (vous devez vous charger de la première étape; on décrit les étapes suivantes pour que vous puissiez expliquer si nécessaire) :

  • il faut apporter un timbre au secrétariat du DI pour un courrier, entre 50 et 100 grammes, pour le pays concerné, pour ce que l’on appelle ci-dessous l’enveloppe magique;
  • le secrétariat du DI édite 4 exemplaires de la convention, et se charge de récupérer deux signatures : la vôtre et celle de votre tuteur pédagogique à l’ENS Lyon;
  • le secrétariat du DI envoie les 4 exemplaires à l’organisme d’accueil, ainsi que l’enveloppe magique, qui est affranchie avec le timbre susmentionné;
  • sur place (à l’organisme d’accueil), les 4 exemplaires sont signés par le tuteur du stage et par la personne qui représente l’organisme d’accueil, et les 4 exemplaires, ainsi que l’enveloppe magique, sont envoyés à l’UCBL.
  • La dernière signature est enfin ajoutée côté UCBL. 2 exemplaires sont ensuite envoyés à l’organisme d’accueil dans l’enveloppe magique (l’un d’entre eux est pour vous; c’est le troisième voyage de l’enveloppe magique, et cette fois c’est elle le medium — elle est décidément vraiment magique, cette enveloppe), 1 autre est envoyé au secrétariat du DI.

Tous les mails doivent être adressés au responsable des stages (Frédéric Vivien pour le M1) et au secrétariat (Amel Zagrarni) avec comme objet: « [StageM1] vos NOM et Prénom ». N’hésitez pas à discuter avec votre tuteur pédagogique si vous avez besoin d’aide, ou à contacter le responsable des stages.

N’attendez pas pour lancer la procédure, ça peut être long! Dès que le responsable des stages a validé votre stage, envoyez le formulaire à votre organisme d’accueil pour récupérer toutes les informations. Bon courage!

Conventions de stage (M2)

Voici enfin les documents attendus pour préparer votre convention de stage! Lisez attentivement les informations qui suivent, on rajoute quelques points de suivi pour éviter les problèmes qui sont assez courants…

La procédure générale à suivre: Procedure.

Attention: avant de rentrer votre demande de convention sous Elipse, on vous demande de remplir le formulaire ci-joint, qui reprend les informations demandées dans Elipse: FormulaireConventionUCBL. Ce formulaire devra être retourné au responsable des stages et au secrétariat de département pour vérification avant de commencer toute saisie sous Elipse (étape 1.4)

  • Pour un stage en France, ce document devra être daté, signé et cacheté par l’organisme d’accueil (OA). Il est en effet nécessaire que le secrétariat de l’OA valide les informations: s’il y a une erreur sur l’adresse de l’OA, la convention ne sera pas signée par l’UCBL en bout de chaine et tout sera à recommencer. Assurez-vous d’avoir les bonnes informations, que votre encadrant de stage n’a pas forcément: il faut que votre encadrant de stage s’en assure auprès de son secrétariat.
  • Pour un stage à l’étranger, envoyez un exemplaire de convention vierge à l’organisme d’accueil (2015-CONVENTION_STAGE_FR_EN-v1.2 et la notice explicative 2015-Notice_Convention_Stage_FR_EN-v1.1), afin de vous assurer qu’ils acceptent ce modèle. Il y a souvent des refus de signature pour raisons juridiques. Si problème, alerter immédiatement le responsable des stages, en donnant les raisons précises du refus de la convention.

Voici en complément la copie d’écran pour l’étape « Sésame »: Sesame Lyon 1, et le guide Elipse: Guide Lyon 1.

Une fois la demande approuvée, vous devez récupérer 4 conventions au secrétariat pour amorcer le processus de signatures. C’est votre responsabilité de vous assurer que toutes les signatures sont faites avant le début de votre stage. Pour les étudiants en Erasmus, les conventions vous seront transmises par courrier.

Pour le suivi des signatures, on vous demande de nous envoyer un mail (1) lorsque les conventions ont été transmises à l’organisme d’accueil (par vos soins), accompagnées d’un courrier explicatif (modèle: Courrier accompt conv, ou en anglais: Courrier-accompt-conv-en), et (2) lorsque votre encadrant de stage vous a confirmé avoir obtenu les signatures de son côté et avoir renvoyé les conventions à l’UCBL (par son soin).

Tous les mails doivent être adressés au responsable des stages (Laurent Lefèvre pour le M2) et au secrétariat (Amel Zagrarni) avec comme objet: « [StageM2] vos NOM et Prénom ». N’hésitez pas à discuter avec votre tuteur pédagogique si vous avez besoin d’aide, ou à contacter le responsable des stages.

N’attendez pas pour lancer la procédure, ça peut être long! Dès que le responsable des stages a validé votre stage, envoyez le formulaire à votre organisme d’accueil pour récupérer toutes les informations. Bon courage!

Stage de recherche M1, évaluation

Préambule: contactez D. Hirschkoff (ou votre tuteur) si vous avez des problèmes durant le stage, ou pour toute question.

Re-préambule : vous ne pouvez pas supposer qu’un(e) spécialiste du domaine où vous avez travaillé en stage relira votre rapport ou assistera à votre soutenance. Il faut donc que vous adaptiez votre rendu en conséquence. Cela ne signifie pas jeter toute la technique à la poubelle, mais il faut être capable de choisir les points techniques que vous souhaitez traiter, et de les amener. En règle générale, les étudiants de M1 ont plutôt tendance à vouloir mettre trop de technique, comme s’ils s’adressaient à leur encadrant de stage.

Rapport

Vous devez envoyer votre rapport à Daniel Hirschkoff au plus tard le 28 août 2018 à midi (heure de Lyon), par mail. 20 pages maximum, vous pouvez au besoin pointer vers une « annexe » en ligne (l’annexe peut être un fichier contenant des preuves, un fichier contenant tous vos résultats numériques, un article écrit avec vos encadrants, du code que vous avez produit..). Vous pouvez écrire en anglais, mais ne le faites que si votre niveau d’anglais rend cela possible. Il est souhaitable que votre encadrant valide votre rapport en le relisant (ce qui signifie l’écrire suffisamment en avance pour qu’il y ait le temps d’une relecture et de corrections).

Au sujet du contenu:

  • décanter / situer

sachez expliquer et motiver la question que vous avez étudiée: d’où vient-elle, pourquoi on se pose cette question, quel était l’état de la science au début de votre stage, quels sont les travaux existants pertinents.

  • présenter

si vous avez 10 résultats, ne les présentez pas tous de façon détaillée, faites un « travail éditorial » de sélection; si vous en n’avez aucun, racontez ce qui aurait pu marcher, quelles pistes ont été tentées.

  • commenter la démarche

vous êtes encouragés à raconter dans votre rapport comment se sont passées les choses: les pistes qui n’ont pas marché, des interactions/collaborations avec votre encadrant et d’autres chercheurs dans le cadre du stage, des initiatives que vous avez prises.

  • ne mettez pas les aspects expérimentaux sous le tapis: si vous avez codé quelque chose de non ridicule, ou utilisé des outils, parlez-en (taille du  code, outils/langages utilisés, utilisations futures escomptées, choix d’implémentation, etc.).

Présentation

Informations préliminaires: les soutenances auront lieu les 5 et 6 septembre 2018, à l’ENS Lyon, dans les salles B1 et B2. 20 minutes de soutenance, suivies de 5 minutes de questions. Le planning est disponible ici.

Faites au moins deux répétitions! On vous coupera la parole brutalement au bout du temps imparti, et c’est une catastrophe si à ce moment-là vous n’avez pas encore abordé la partie 3 de votre expose qui en comporte 5. C’est aussi catastrophique si vous terminez au bout de 8 minutes. Mettez-vous la pression, faire une présentation propre/claire n’est pas un exercice qui s’improvise, et c’est très différent d’une discussion scientifique à bâtons rompus. Pour ce qui est du contenu de la présentation, mêmes remarques que pour le rapport. Cela ne sert a rien de noyer l’auditoire sous des tonnes de détails techniques. Tâchez de faire comprendre la question que vous avez traitée, et votre contribution, de façon compréhensible pour un auditoire non spécialiste, tout en évitant de trop glisser sous le tapis les choses plus techniques.

Points organisationnels : ayez vos transparents au format pdf sur une clef usb, pour le cas où il y aurait les sempiternels problèmes techniques pour la projection.  Ayez de quoi projeter vos transparents (nous fournissons le vidéoprojecteur, pas la machine). Une bonne solution consiste à vous mettre d’accord entre étudiants qui présentent à la même session, afin de partager un ordinateur, que l’on connecte pendant la pause qui précède la session).

Vous pouvez sauf cas particulier assister à la présentation de vos camarades, à partir du moment où ceux-ci sont d’accord.

Vous pouvez présenter en français ou en anglais, mais ne soyez pas prétentieux, n’optez pour l’anglais que si votre niveau le permet.