Conventions de stage (M2)

Voici enfin les documents attendus pour préparer votre convention de stage! Lisez attentivement les informations qui suivent, on rajoute quelques points de suivi pour éviter les problèmes qui sont assez courants…

La procédure générale à suivre: Procedure.

Attention: avant de rentrer votre demande de convention sous Elipse, on vous demande de remplir le formulaire ci-joint, qui reprend les informations demandées dans Elipse: FormulaireConventionUCBL. Ce formulaire devra être retourné au responsable des stages et au secrétariat de département pour vérification avant de commencer toute saisie sous Elipse (étape 1.4)

  • Pour un stage en France, ce document devra être daté, signé et cacheté par l’organisme d’accueil (OA). Il est en effet nécessaire que le secrétariat de l’OA valide les informations: s’il y a une erreur sur l’adresse de l’OA, la convention ne sera pas signée par l’UCBL en bout de chaine et tout sera à recommencer. Assurez-vous d’avoir les bonnes informations, que votre encadrant de stage n’a pas forcément: il faut que votre encadrant de stage s’en assure auprès de son secrétariat.
  • Pour un stage à l’étranger, envoyez un exemplaire de convention vierge à l’organisme d’accueil (2015-CONVENTION_STAGE_FR_EN-v1.2 et la notice explicative 2015-Notice_Convention_Stage_FR_EN-v1.1), afin de vous assurer qu’ils acceptent ce modèle. Il y a souvent des refus de signature pour raisons juridiques. Si problème, alerter immédiatement le responsable des stages, en donnant les raisons précises du refus de la convention.

Voici en complément la copie d’écran pour l’étape « Sésame »: Sesame Lyon 1, et le guide Elipse: Guide Lyon 1.

Une fois la demande approuvée, vous devez récupérer 4 conventions au secrétariat pour amorcer le processus de signatures. C’est votre responsabilité de vous assurer que toutes les signatures sont faites avant le début de votre stage. Pour les étudiants en Erasmus, les conventions vous seront transmises par courrier.

Pour le suivi des signatures, on vous demande de nous envoyer un mail (1) lorsque les conventions ont été transmises à l’organisme d’accueil (par vos soins), accompagnées d’un courrier explicatif (modèle: Courrier accompt conv, ou en anglais: Courrier-accompt-conv-en), et (2) lorsque votre encadrant de stage vous a confirmé avoir obtenu les signatures de son côté et avoir renvoyé les conventions à l’UCBL (par son soin).

Tous les mails doivent être adressés au responsable des stages (Laurent Lefèvre pour le M2) et au secrétariat (Amel Zagrarni) avec comme objet: « [StageM2] vos NOM et Prénom ». N’hésitez pas à discuter avec votre tuteur pédagogique si vous avez besoin d’aide, ou à contacter le responsable des stages.

N’attendez pas pour lancer la procédure, ça peut être long! Dès que le responsable des stages a validé votre stage, envoyez le formulaire à votre organisme d’accueil pour récupérer toutes les informations. Bon courage!