M1 Internship – Le Before

Contacts

  • M1 Internship coordinator: Eric Thierry (eric.thierry@ens-lyon.fr)
  • DI Administrative desk: Suzanne Zeitounian (suzanne.zeitounian@ens-lyon.fr)
  • ENS Internships office: Bureau des stages (bureaudesstages.monod@ens-lyon.fr)

Before: internship search and administrative steps

0) Check immediately that your UCBL account is active by trying to log in to the ELIPSE web application.  During your first academic registration, the UCBL/Lyon 1 university has given all the instructions to activate this account (also named SESAME account). If you do not manage to log in, activate or re-activate your account on the SESAME page. If nothing works, please contact our M1 internship coordinator.

1) Find a research internship (supervisor/topic/place) by yourself or through your academic network (tutor, professors, seminar speakers, former internship advisors, ENS internship coordinator). Beside your first choice, try to keep some alternative plans in case of unexpected failure.

2) Initiate the internship agreement / convention de stage. The internship authorization and validation requires an agreement/convention between your academic institution (ENS Lyon or University Lyon 1) and the host institution. If you are a foreign student, please contact our M1 internship coordinator. If you are a french student, please follow the next steps.

3) Echange d’informations pour la convention. Par défaut, votre convention de stage sera établie entre l’université Lyon 1 et l’organisme d’accueil.  La demande de convention s’effectue en ligne en remplissant un formulaire sur l’application ELIPSE de l’université Lyon 1. Collectez les informations nécessaires auprès de l’organisme d’accueil. Pour savoir quoi demander, consultez le document « Aide à la saisie demande convention« , version annotée du formulaire. Pour savoir à qui vous adresser, demandez à votre encadrant un contact administratif ou utilisez-le comme intermédiaire. Envoyez aussi à votre encadrant un modèle de la convention (« Template -Internship Agreement Lyon 1 » pour l’étranger) afin qu’il s’assure auprès de son administration qu’ils accepteront de signer un tel document. En cas de refus, demandez les raisons et récupérez un contact administratif, en mettant en copie responsable des stages M1 et gestionnaire du DI.

4) Collecte de documents annexes pour la convention. Collectez au plus vite les pièces suivantes obligatoires pour votre départ en stage :

  • Attestation d’assurance responsabilité civile (si cela ne figure pas par défaut, demandez à votre assureur un document mentionnant que les garanties de votre contrat d’assurance s’appliquent aux stages en entreprise, garanties étendues aux stages à l’étranger le cas échéant)
  • Attestation de droits sécurité sociale en cours de validité (MAGE, MGEN, CPAM, LMDE, SMERRA ou autres selon votre cas)
  • Annexe 1 complétée et signée.
  • Justificatif d’inscription sur la plateforme Ariane , comme une copie d’écran avec nom/prénom/dates et lieux de séjour (uniquement pour les stages à l’étranger)
  • Attestation d’assurance rapatriement en anglais mentionnant les dates et lieux du séjour ou la mention « monde entier » (uniquement pour les stages à l’étranger)
  • Annexe 2 complétée et signée (uniquement pour les stages à l’étranger)

5) Démarches administratives pour l’étranger. Renseignez-vous rapidement par vous-même ou auprès de votre encadrant sur d’éventuelles démarches supplémentaires à réaliser pour voyager (renouvellement passeport, VISA adapté) ou pour être admis dans l’organisme d’accueil (parfois un dossier à remplir).

Date limite de demande de convention : remplissez le formulaire sur ELIPSE avant le 15 février 2019 pour un départ début mai.

6) Edition de la convention et transmission des documents annexes. Saisissez sur ELIPSE votre demande de convention : remplissez le formulaire et uploadez les documents annexes que vous avez déjà collectés (s’il vous manque des documents annexes, terminez malgré tout votre demande pour entamer le circuit des signatures, envoyez ensuite dès que possible les documents manquants au Bureau des stages de l’ENS Lyon). Votre demande est alors validée par le responsable des stages, la convention est éditée par la gestionnaire du DI et vous est transmise sous format électronique. En cas de négociations sur les termes de la convention (cas fréquent pour les stages à l’étranger et traité par le Bureau des stages), une annexe est ajoutée si un compromis est trouvé.

6) Collecte des signatures de l’organisme d’accueil. Envoyez la convention à votre encadrant et demandez à ce qu’elle vous soit retournée avec deux signatures : l’encadrant et le responsable de l’organisme d’accueil (parfois identiques). Pour l’étranger, tout faire par email (signatures électroniques ou scannées acceptées) en mettant systématiquement en copie la gestionnaire du DI et le responsable des stages M1. Pour la France, tout faire par papier.

7) Préparation des 4 exemplaires finaux par vos soins. A réception de la convention signée par votre encadrant et l’organisme d’accueil, imprimez-la ou photocopiez-la en 4 exemplaires, signez et datez chacun d’eux (dans  votre encadré page 6), puis remettez ces 4 exemplaires à la gestionnaire du DI.

8) Signatures par le responsable des stages M1 et par l’université Lyon 1. La gestionnaire du DI se charge alors de collecter ces dernières signatures, puis vous informe dès que vous pouvez récupérer deux des exemplaires totalement signés : un pour vous et un pour l’organisme d’accueil (les deux autres sont conservés par l’ENS Lyon et l’université Lyon 1).

9) Transmission de l’exemplaire totalement signé à l’organisme d’accueil : par vos soins (avant votre départ ou à votre arrivée).

Conseils : ne perdez pas de temps, consultez si besoin la FAQ du Portail des Etudes, et bien sûr informez rapidement le responsable des stages M1 et la gestionnaire du DI en cas de difficultés.

 

Conventions de stage (M2)

Voici enfin les documents attendus pour préparer votre convention de stage! Lisez attentivement les informations qui suivent, on rajoute quelques points de suivi pour éviter les problèmes qui sont assez courants…

La procédure générale à suivre: Procedure.

Attention: avant de rentrer votre demande de convention sous Elipse, on vous demande de remplir le formulaire ci-joint, qui reprend les informations demandées dans Elipse: FormulaireConventionUCBL. Ce formulaire devra être retourné au responsable des stages et au secrétariat de département pour vérification avant de commencer toute saisie sous Elipse (étape 1.4)

  • Pour un stage en France, ce document devra être daté, signé et cacheté par l’organisme d’accueil (OA). Il est en effet nécessaire que le secrétariat de l’OA valide les informations: s’il y a une erreur sur l’adresse de l’OA, la convention ne sera pas signée par l’UCBL en bout de chaine et tout sera à recommencer. Assurez-vous d’avoir les bonnes informations, que votre encadrant de stage n’a pas forcément: il faut que votre encadrant de stage s’en assure auprès de son secrétariat.
  • Pour un stage à l’étranger, envoyez un exemplaire de convention vierge à l’organisme d’accueil (2015-CONVENTION_STAGE_FR_EN-v1.2 et la notice explicative 2015-Notice_Convention_Stage_FR_EN-v1.1), afin de vous assurer qu’ils acceptent ce modèle. Il y a souvent des refus de signature pour raisons juridiques. Si problème, alerter immédiatement le responsable des stages, en donnant les raisons précises du refus de la convention.

Voici en complément la copie d’écran pour l’étape « Sésame »: Sesame Lyon 1, et le guide Elipse: Guide Lyon 1.

Une fois la demande approuvée, vous devez récupérer 4 conventions au secrétariat pour amorcer le processus de signatures. C’est votre responsabilité de vous assurer que toutes les signatures sont faites avant le début de votre stage. Pour les étudiants en Erasmus, les conventions vous seront transmises par courrier.

Pour le suivi des signatures, on vous demande de nous envoyer un mail (1) lorsque les conventions ont été transmises à l’organisme d’accueil (par vos soins), accompagnées d’un courrier explicatif (modèle: Courrier accompt conv, ou en anglais: Courrier-accompt-conv-en), et (2) lorsque votre encadrant de stage vous a confirmé avoir obtenu les signatures de son côté et avoir renvoyé les conventions à l’UCBL (par son soin).

Tous les mails doivent être adressés au responsable des stages (Laurent Lefèvre pour le M2) et au secrétariat (Amel Zagrarni) avec comme objet: « [StageM2] vos NOM et Prénom ». N’hésitez pas à discuter avec votre tuteur pédagogique si vous avez besoin d’aide, ou à contacter le responsable des stages.

N’attendez pas pour lancer la procédure, ça peut être long! Dès que le responsable des stages a validé votre stage, envoyez le formulaire à votre organisme d’accueil pour récupérer toutes les informations. Bon courage!